Arrangørguide

For at et arrangement skal bli vellykket, er det mye som må planlegges, og mange av de samme spørsmålene dukker opp enten det er et stort eller lite arrangement. Som arrangør er du ansvarlig for deltakernes sikkerhet, og det er derfor viktig å ha nødvendige tillatelser i orden. Vi har derfor laget en sjekkliste som gjør det litt enklere å sette i gang. Ta også gjerne kontakt med enhet Kultur om du har spørsmål som måtte dukke opp. Takk for initiativet og lykke til!

Innhold

Arrangørguide

Her er en kortfattet arrangørguide. Informasjonen finner du også i punktene nedenfor.

Arrangørguide

Tillatelser

Grunneier

I oversikten over arrangementssteder nedenfor er det info om kontaktpersoner. For søknad om tillatelse på kommunal grunn se her. 

Sperring av gater

Er det behov for avsperring, f.eks. i forbindelse med fakkel/lys-tog, markedsboder og annet, må grunneier, kommune eller stat kontaktes, og brannvesenet varsles.

Skjenkeløyve

Det enkleste er å ha en profesjonell samarbeidspartner innen servering, men utover alminnelig bevilling skal det også søkes i forbindelse med ulike arrangement. På kommunens nettside finner du skjema til bruk for både åpne og lukkede arrangement.

Mattilsynet

Her finner du info som berører all servering www.mattilsynet.no

Politi

Ullensaker politistasjon behandler søknader om å avholde utendørs arrangement. For spørsmål ring tlf. 64 99 30 00 / post.ost@politiet.no

Sett deg inn i krav og regler før du søker eller melder om arrangementer. Se her for søknad om arrangement.

Brannvesen

Brannvesenet skal alltid ha rask tilgang, så informer, og evt. rådfør deg med Øvre Romerike Brann og redning om fremkommelighet, plassering av boder, telt o.l. www.orbrann.no/ eller ring tlf. 478 84 300.

Nabovarsel

I noen tilfeller bør det deles ut nabovarsel, for å unngå klager midt under et arrangement - ta med litt om innhold, varighet, tillatelser o.l.

Tono

All musikk er rettighetsbelagt, og det skal dermed betales en avgift til Tono for bruk av musikk, etter tillatelse på forhånd, og avregnet i etterkant. Summen avhenger av størrelse på arrangement, billettsalg m.m. På nettsiden www.tono.no finner du informasjon, søknadsskjema, kalkulator m.m.

Risikovurdering

Bemanning

Vakter/scenevakt, nattevakt (alarm), dugnadsfolk, førstehjelp.

Instruks

Lag skriftlig instruks i forkant, med beskrivelse av de ulike oppgavene.

Kontaktinformasjon

Telefonliste til vakter, i tillegg til samband der det er aktuelt.

Risikovurdering

Her er et forslag til risikovurdering ved større arrangement. 

Risikoanalyse - skjema

Nyttige lenker for risikovurdering:

 

Nyttige tips!

Profil

Tydelig form på arrangement; målgruppe, utforming av arena og valg av samarbeidspartnere.

Budsjettering
  • Samarbeidspartnere/sponsorer, søknadsportaler for tilskudd og/eller underskudds-garanti.
  • Potensielt billettsalg, inntekter av servering, kiosksalg o.a.
  • Realistisk oppsett av utgifter til teknikk, utstyr og sikkerhet, i sammenheng med artistbudsjett og kontrakter.
  • Foruten mulige sponsorer innen næringslivet, er det en rekke instanser det er mulig å søke arrangementsstøtte fra. Her er en oversikt over kommunens tilskuddsordninger www.ullensaker.kommune.no/tilskudd
Fasiliteter
  • Servering: avtale med etablissement og/eller frivillig organisasjon? - se også punktet om tillatelser.
  • Scene, telt, benker, doer, vasker, antibac-stands, gjerder (m. kledning?), ev. barrikader, bannere.
  • Catering artister og crew, backstageområde inkl. garderober, dusj, speil, håndklær. Se artistenes kontrakt/rider.
  • Overnatting; tidlig hotell- og restaurant-avtale/bestilling.
  • Plan for parkering; publikum, artister og crew, ev. behov for lokaltransport og artistfølge.
Teknisk
  • Anbud lydfirma inkl. personell, scene, lyd/lys, backline o.a. i forhold til program, kontraktsmessige minstekrav osv.
  • Strømbehov: tilgang strømskap, overganger, ekstra skjøt o.l.
  • Lag god plan for opprigg av scene, gjerder osv, inkl. ledelse av dugnadsarbeid.

Det er mange firma og byråer som driver med utleie av scene, lyd/lys og annet nødvendig arrangements-utstyr, som telt, gjerder, festivaldoer osv. Vi nevner her bare et par lokale aktører, som ofte er involvert i ulike sammenhenger i Ullensaker: www.utleietelt.no og www.romerikelyd.no

Underholdning
  • Direktebooking og/eller bruk av byrå (samarbeid behøver ikke bli fordyrende), du finner det meste på nett, inkl. PR-materiell.
  • Ta opp tekniske behov og ev. tilleggskontrakt (rider) i tillegg til standardkontrakt og honorar.
  • Hold god kontakt med management/turneleder/artist, enten det er større trekkplastre eller lokale utøvere.
  • Gjennomføring/sceneskift uten lange pauser - behov for konferansier? - hør med artist, mange har egen intro.
Markedsføring

Nettside, sosiale medier, plakater, flyers, annonser, forhåndsomtaler o.a.

Publikum
  • Billettsalg, ev. registrering av publikum, alders- og veske-sjekk, vaktselskap, armbånd/stempel, gjesteliste
  • Sørg for praktisk avvikling av både inn- og utslipp (inkl. mulig evakuering), og gode publikumsfasiliteter.

Arrangementssteder

Herredshuset
  • Strømforhold: Tilrettelagt scene/ konsert
  • Publikumskapasitet: 100-250 
  • Fasiliteter: Servering øl/vin, garderobe, WC
  • Kontaktperson utlån/ leie: se www.herredshuset.no
  • Parkering/ trafikk / stenging av gater: P-plass i bakgården 
  • Annet:Se også annen info på www.herredshusetsvenner.no

Herredshuset

 

 

 

 

Foto: Ullensaker kommune

Kulturbanken Kreti & Pleti
  • Strømforhold: Tilrettelagt scene/ konsert 
  • Publikumskapasitet:50-150 avheng. av møblering
  • Fasiliteter: Servering øl/vin, garderobe, WC
  • Kontaktperson utlån/ leie: post@kretiogpleti.no eller Facebook
  • Parkering/ trafikk / stenging av gater: Ikke parkering, ut/inn-lasting fra fortau i Storgata
  • Annet: Stedet har i hovedsak kun åpent ved egne arrangement/konserter

Kulturbanken Kreti & Pleti

 

 

 

 

Foto: Ullensaker kommune


Nordbytjernet
  • Strømforhold: Strøm (16A) til toalett og kiosk ved badeplassen, ellers aggregat.
  • Publikumskapasitet: Avhenger av ev. inngjerding
  • Fasiliteter: WC og kiosk ved badeplassen. Se Facebook for åpningstider i kiosken.
  • Kontaktperson utlån/ leie: I tillegg til kommunen, bør også fylkeskommunen varsles, bl.a. i forhold til fuglereservat, (tidspunkt for hekking) og annet
  • Parkering/ trafikk / stenging av gater:  P-plass ved badeplassen.

Skulpturstopp

 

 

 

 

Foto: Carsten Aniksdal/Skulpturstopp

Romsaasparken
  • Strømforhold: Avhengig av aggregat
  • Publikumskapasitet: 500-2000 avhengig av plassering
  • Fasiliteter: Må leie inn festivaltoaletter, vasker o.l.
  • Kontaktperson utlån/ leie: utleie@ullensaker.kommune.no eller www.ullensaker.kommune.no/leie
  • Parkering/ trafikk / stenging av gater: stor P-plass v/ Coop OBS! utenom butikktid

Romsaasparken

 

 

 

 

Foto: Ullensaker kommune

Rådhusplassen

Rådhusplassen

 

 

 

Foto: Trond Isaksen

Rådhushagen
Torget, Jessheim storsenter
  • Strømforhold: 3-fase / fleksible strømskap - 32 blå / 63 rød
  • Publikumskapasitet: Opp mot 2500 inkl. øvre torg
  • Fasiliteter: Vanntilgang ute. Nærliggende serveringsteder. Må leie inn vask og festivaltoaletter.
  • Kontaktperson utlån/ leie: senterleder Jon Bakke jon@jessheimstorsenter.no
  • Parkering/ trafikk / stenging av gater: Ved bruk av øvre torg bør fortau, og ev. Storgt. stenges. 
  • Annet: Publikums-kapasitet kan justeres en god del etter hvordan det gjerdes inn og avstenges mot Storgt.

Musikkfest Torget Jessheim storsenter

 

 

 

Foto: Ullensaker kommune

Ullensaker kulturhus

Ullensaker kulturhus sal Kong Rakne

 

 

 

 

Foto: Ullensaker kommune

Frivillighetens hus

Frivillighetens hus kan lånes vederlagsfritt av frivillige lag/foreninger og andre ikke kommersielle aktører i Ullensaker til ikke kommersielle arrangement etter avtale med Frivilligsentralen. Les mer her.

Frivillighetens hus

 

 

 

 

Foto: Frivilligsentralen

Andre kommunale og private lokaler og uteanlegg

For oversikt over andre kommunale lokaler og uteanlegg, samt private lokaler - se her.

 

Festivaler og arrangement

Se her for oversikt over festivaler og arrangement.

Verktøykasse for idretten

Denne verktøykassen kan være et nyttig redskap for idrettslag som:

Spørsmål?

Ta kontakt med enhet Kultur v/ produksjonsansvarlig Frode Larsen tlf. 984 83 091 / frode.larsen@ullensaker.kommune.no

 

 


Publisert: 12.02.2021 11:46:35
Sist endret: 26.04.2024 09:12